Was ist bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu beachten?

17/09/2020

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sind eine Reihe von datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.

Schickt ein Bewerber dem Unternehmen persönliche Unterlagen zu, dann muss dem Bewerber im Rahmen der gesetzlichen Informationspflichten mitgeteilt werden,  wer der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist und zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Außerdem muss der Bewerber über seine Rechte informiert werden. Eine Zustimmung zu der Verarbeitung muss der Bewerber nicht schicken. Eine Einwilligung zur Speicherung der Bewerberdaten ist nur dann notwendig, wenn sie für einen späteren Zeitpunkt aufbewahrt werden sollen, zum Beispiel für die Besetzung einer anderen Stelle.

Karriereseiten auf dem Internetauftritt der Firma sollten nach den aktuellen Verfahren verschlüsselt sein. Ebenso sollte außerdem auch die Möglichkeit bestehen, E-Mails verschlüsselt zu senden, um die größtmögliche Sicherheit für den Versand der Daten zu garantieren.

DSGVO verlangt Datenminimierung

Die Bewerbungsunterlagen dürfen nach dem Prinzip der Datenminimierung nur an die Personen geschickt werden, die an der Besetzung der Stelle beteiligt sind. Wer das ist, sollte im Unternehmen generell festgelegt werden, damit Weiterleitungen von Bewerberunterlagen an unberechtigte Personen ausgeschlossen werden können.

Nach demselben Prinzip ist es auch sinnvoll festzulegen, welche Daten in Bewerberfragebögen abgefragt werden. Erlaubt sind nämlich nur solche Themen, die für die Entscheidung über die Einstellung auch relevant sind. So ist beispielsweise auch die Frage nach dem Familienstand regelmäßig nicht erforderlich.

Das „Googeln“ eines Bewerbers ist nicht erlaubt, da man so unweigerlich Daten erhebt, die nicht für die Stelle relevant sind. In beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder XING darf man sich aber informieren.

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