Führerscheinkontrolle im Unternehmen – Rechtssicherheit und Datenschutz

28/08/2025

Das Thema Firmenwagen bringt nicht nur organisatorische, sondern auch datenschutzrechtliche Anforderungen mit sich. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellen, sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Bei Verstößen droht Halterhaftung bis hin zur Strafbarkeit.

Da das Gesetz weder die Form noch die Häufigkeit der Prüfung konkret regelt, hat sich in der Praxis eine halbjährliche Sichtkontrolle mit Dokumentation etabliert. In vielen Fällen wird zusätzlich eine Kopie des Führerscheins angefertigt – doch genau das ist datenschutzrechtlich sensibel.

Rechtsgrundlage gemäß DSGVO

Die Überprüfung der Fahrerlaubnis dient der Erfüllung vertraglicher Pflichten im Zusammenhang mit der Überlassung eines Firmenwagens. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn sie zur Vertragsdurchführung erforderlich ist. Die Sichtkontrolle (mit Dokumentation von Datum und Führerscheinklasse) lässt sich hierauf stützen.

Die Anfertigung einer Kopie ist jedoch nur in Ausnahmefällen erforderlich. In den meisten Fällen reicht die Sichtprüfung aus, um der Kontrollpflicht nachzukommen.

Empfehlung für die Praxis

• Verzicht auf Kopien: Keine generelle Speicherung von Führerscheinkopien; nur bei nachweislicher Notwendigkeit und klar dokumentierter Rechtsgrundlage.
• Sichtkontrolle mit Dokumentation: Regelmäßige Kontrolle des Führerscheins (z. B. halbjährlich) und Erfassung von Datum, Name und Führerscheinklasse – ohne Kopie.
• Transparenz sicherstellen: Mitarbeitende müssen über Zweck, Umfang, Dauer der Speicherung und ihre Rechte informiert werden.

Fazit

Die Sichtprüfung mit einfacher Dokumentation ist derzeit die rechtssicherste und praktikabelste Lösung. Eine Kopie sollte nur in Ausnahmefällen erstellt werden, wenn sie nachweislich zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

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